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实现资源共享-东方锅炉推进物资出入门信息化

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东方锅炉推进物资出入门信息化

信息化

一、 提出【公司区域】概念,对出入门物资进行编码,保证物资与编码的一一对应
    【公司区域】是指公司拥有物资所有权或控制权的区域(含公司本部、德阳分公司、成都分公司以及公司租用的生产场地及库房等),物资进入或离开该区域需办理相关核验手续?!竟厩颉扛拍畹奶岢鍪枪径运形镒适┬斜嗦氲幕?,打好基础之后,接下来就是依据每一类物资的出入门特性,对所有物资按来源、目的、所有权性质等进行分类,如图2所示:
    “公司区域”在图中为3个区域表示,为绘图和行文方便,同一类型物资只画出一条线路描述。
从【公司区域】转移到【非公司区域】且不返回的物资,其特性是“只出不进”,这一类物资定义为:A类-销售物资;B类-退货物资。
    从【公司区域】转移到其他【公司区域】的物资,其特性是“在公司不同区域间转移,且在离开公司某个区域期间品种、数量和形态不发生改变”,这一类物资定义为:C类-倒运物资;D类-领用物资。
先从【公司区域】转移到【非公司区域】,再返回【公司区域】的物资,其特性是“所有权属于公司,因加工、维修、检验、出租(借)等原因出门,需在指定时间内返回【公司区域】(入门)”,这一类物资定义为:E类-临时出门物资。
    从【非公司区域】进入【公司区域】,再转移至【非公司区域】的物资,其特性是“所有权不属于公司,因加工、维修、检验、借用、施工、中转等原因进入【公司区域】并办理了入门登记手续,出门时需核验入门登记手续”,这一类物资定义为:F类-外来物资;G类-途经物资。
    根据上述分类原则,我们将物资一共分为“8大类30小类30细类”,并对每一大类和小类物资进行编码,编码保证唯一性。如:
    【A01】,表示列入【销售物资】的【完工产品发运】,其中“A”表示物资大类为“销售物资”,“01”表示小类为“完工产品发运”;
    【E01】,表示列入【临时出门物资】的【委外工序加工且需返回的产品】,其中“E”表示物资大类为“临时出门物资”,“01”表示小类为“委外工序加工且需返回的产品”,该小类物资又可细分为“车间外委”和“生产部外委”两个细类。各类物资详细分类情况如下表所示。

二、实施物资出入门信息管理系
    统的实践经验
    大多数企业厂区在一个封闭区域内,便于管理,但东方锅炉因为特殊的历史原因和地理位置,无法实现全封闭式管理,如何有效利用现有资源,对进出公司的车辆物资进行快速、及时地检查和跟踪,避免企业资产流失是摆在我们面前至关重要的课题。之前,我们没有类似的经验可以借鉴,在东方锅炉6道门岗都有物资进出的情况下,唯有借助信息化手段,实现出入门物资信息的完整和共享,方能充分利用现有的人力资源,实现提高物资核验效率,确保企业资产财产安全,维护企业利益的目的。
    出入门物资的分类和编码以及在此基础上衍生出的信息化管理手段,应该说是一项管理创新行为,填补了东方锅炉的管理空白。东方锅炉推行的物资出入门信息化管理的实践经验希望对其他企业的物资出入门管理工作有一定的借鉴作用。

三、推进物资出入门信息化管理,
    实现资源和信息的充分共享
    物资编码确定后,下一步就是开发一套信息化系统,实现出入门物资相关资源和信息充分共享,以及物资出入门核验自动化的目标。要确保系统正常运行,必须解决各类物资核验过程的自动流转问题,这就首先要确定每一类物资出入门业务的发起部门和审批部门,也就是业务流程。经过调研和梳理,历经两个月时间,公司完成了对每一细类物资核验业务发起及审批部门的界定,并成功将其转化为信息化语言,在充分借助于东方锅炉局域网KOA流程的基础上,开发完成了物资出入门信息化管理系统。该系统经过两次集中测试和三个月的试运行,目前已在公司投入正式运行。
    物资出入门信息化管理系统的主要特点如下:
    1.对每一细类物资分别确定了不同的业务发起部门和审批部门,使每一种物资均能在系统平台中找到唯一的流程管道,实现“物资—流程”的一一对应,保证了信息的清晰和共享,实现了每一类物资的可追溯,保障了物资安全。如上述【E01】的“计量类检测设备”物资细类,它所唯一对应的出入门业务发起部门为【质检部】,归口管理(审批)部门为【装备部】。
    2.充分采用流程理念,按“出门申请-出门审批-出门核验” (对于E类物资,还增加了“物资返回记录”) 的顺序节点来设计,使每一类物资在每一个节点的信息均能处于良好的监控和跟踪状态。同时采用了条码扫描的形式,为系统平台的后续开发做好准备。
    3.增加了分类查询功能???,方便检索和统计。

(本文节选自《企业管理》杂志 2011年第5期 总第357期)

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