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行政办公6S管理标准详细推行方法

  2020年06月24日 本站原创
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办公室是企业管理人员的工作活动场所,也是客户、员工留下第一印象的地方,办公室的6S水平如何,直接影响到企业的形象。所以,企业推行6S,最好从办公室这个“桥头堡”开始,“桥头堡”攻克下来了,后面的工作会更快,更容易推动。

◆什么是6S?◆

大家在阅读6S相关书籍的时候,经?;峥吹秸庋痪浠埃?ldquo;所谓6S,就是整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全,各取每个词语的开头字母S,合称6S。”然后接下来,依次针对每个“S”在日常工作和生活中必要的基本内容做详细的阐述。

如果将6S具体套用在日常生活中,它们的表现可以是:

(1)在处理垃圾时,将已坏掉的物品和没用的物品全部扔掉。(整理)

(2)将物品放在易拿易放的架子上,或者将相同的物品分门别类放入架子。(整顿)

(3)有客人来访的时候,要将凌乱的屋子收拾干净。(清扫)

(4)与客人见面的时候,要选择合适的着装。(清洁)

(5)与他人见面时要遵守约定,平时能够有礼貌地问候他人。(素养)

(6)外出时遵守交通安全规则,保障人身安全。(安全)

总而言之,6S就是在工作和生活中必须遵守的规则,也是有助于他人进行评价的晴雨表。

◆办公室施行6S的好处◆

6S可以给与客户信任感,是可以立即实施,进而消除浪费的活动。

(1)营造整洁的现场,让客户放心

对于初次见面的人,我们通?;嵯却油獗砝磁卸掀涫欠窨梢苑判墓彩?。如果对方衣着邋遢,那么即使他表现的言之凿凿、心之切切,恐怕我们心里还是会半信半疑。

同样的道理,当你拜访意向合作方的时候,却看到对方公司的环境乱七八糟,不知你心里会作何感想?

任何人在看到办公室或者工厂凌乱不堪的时候,第一感觉都会认为“这里根本没有进行管理”,进而也会得出判断:这家公司生产出来的产品是无法令人放心的。

相反,如果从办公桌到公司的各个角落都能按部就班地进行整理、整顿、清扫,就会让客户感到“这样的公司生产出来的产品让人放心”。也就是说,办公室和公司所展现出来的状态本身就是一次产品的推销活动。

(2)消除浪费和失误,让员工放心

在我们的日常工作中,身边总是会堆积很多平时根本用不到的物品,这使得我们有时候不得不挪开这些物品后才能开始工作。而当我们翻箱倒柜找某件物品时,难免会有种“在做无用功”的感觉。

◆如何在办公室推行6S◆

一、办公室6S管理原则

办公室6S管理,应遵循以下原则。

1.明确办公用品使用权力

区别个人专用和公共使用的办公室物品,具体应做到以下两点。

► 公共使用的物品应放在所有人都能拿取的地方;

► 个人专用的物品放在本人附近。

2.公私分明

具体应做到以下5点。

► 在区域规划上,应将办公场所、休息场所和会客场所区分开来;

► 物品方向,将企业用品与私人用品区分开来;

► 企业用品放在明显处,私人物品放在不明显处;

► 企业用品放在抽屉的上层,私人物品放在抽屉的下层;

► 办公桌椅应设置姓名标牌。

3.柜架应有标识

柜架标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等,具体做法如下。

► 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门以及责任人等;

► 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图;

► 文件柜内分层分类,用分隔线和标签区分。


行政办公6S管理标准详细推行方法

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4.文件资料应分类

将所有文件资料有效分类,运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取。下图为经过分类整理后的文件资料放置图例。

行政办公6S管理标准详细推行方法

5.抽屉物品应放置整齐

整理、整顿抽屉内物品,具体应做到以下3点。

► 清除不用或不要物品,留下必需品;

► 所有物品应分类,并进行标识;

► 办公用品放置在上层,个人用品放置在下层。

抽屉所有物品应分类放置,且摆放整齐,下图为某企业办公室员工抽屉的物品放置标准。

行政办公6S管理标准详细推行方法

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6.墙壁不随意张贴纸张

使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时,一旦揭除会留下难看的斑迹,从而影响办公室整体形象。因此,必须纠正随意将纸张乱贴在墙壁上的行为,将纸张放人看板内,并明确张贴期限。

7.加强公告管理

对于公告的管理,具体做法如下。

► 公告栏应美观大方,明确管理责任人;

► 明确发布的公告张贴期限;

► 定期在公告栏上公布员工的出勤、工作内容和工作实绩等内容。

二、办公桌的标识管理

办公桌标识管理包括以下两方面内容。

1.办公桌区城标识

根据办公人员的数量,将办公桌划分为不同员工的作业区域,其标识的内容包括以下3部分。

► 区域编号;

► 区域所属人姓名;

► 区域名称。

2.区域物品放置标识

各区域所属人根据本人办公用品以及其他物品的多少,标识不同物品的放置位置。有时,并不用具体地标识出物品放置位置,也可以将所有办公桌上的物品整齐放置到所属区域,如下图所示。

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三、文件夹标识管理

做好文件夹的标识工作,有利于迅速查找和存放文件资料。标识文件夹的方法如下。

1.文件夹外部标识

文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中,侧面标识主要包括以下5个要素。

► 文件夹编号;

► 文件夹名称;

► 文件夹内文件内容简述;

► 文件夹管理部门;

► 文件夹使用区域。

正面标识在以下情况下使用。

► 侧面无法标识时,可将其内容标识在正面;

► 有必要进行正面标识时。

文件夹外部标识的要素要清楚地列出来,以便随时查找和存放。

2. 扉页和索引标识

在文件夹的扉页标明该文件夹中的文件种类,以便分类查找。

3.内部分页纸

在同一文件夹中用分页纸将不同的文件(资料)分开,以便查找和整理。

4.文件夹标识的注意事项

标识文件夹时,应注意以下事项。

► 无论文件的厚薄,文件夹标识的长度、宽度都应保持一致;

► 若将文件夹放入文件盒内,文件盒也应有相应的标识;

► 在文件夹侧面加上斜线或三角形,以形成目视管理标准,如下图所示;

► 统一文件夹标识的规格和字体。

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四、办公用品、用具管理

1.办公用品的6S管理

通过开展办公用品、用具的6S管理,可以解决以下问题。

► 个人办公桌上办公用品过多,造成较大浪费;

► 办公用品重复库存多(基本上从企业到个人层层有库存〕;

► 办公用品品种过多,采购随意性大。

解决上述问题的途径如下。

► 尽量控制个人办公用品持有量;

► 最大限度减少办公用品的品种和库存量;

► 最大限度地利用所有办公用品。

2.其他办公用具的6S管理

(1)茶具、水杯的定位放置

► 设置饮水区,将茶具、水杯定位放置;

► 若将水杯放在台面.则使用杯垫以规范水杯放置位置。

(2)垃圾箱、清洁用具的定位标识

► 划分办公区垃圾箱和清洁用具放置区域;

► 将垃圾箱和清洁用具定位放置。

办公区的垃圾箱、清洁用具一方面需要进行定位放置,另一方面还需做出相应标识,如下图所示。

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